Vidinės komunikacijos „pagalbininkas“ – verslo „Facebook“

Įmonių vadovams tenka sudėtingas galvosūkis, kaip įtraukti darbuotojus, kad jie pasidalintų idėjomis, galinčiomis pasitarnauti verslo plėtrai. Sėkmės receptų gali būti įvairių, tačiau pirmiausia reikėtų pradėti nuo vidinės komunikacijos, o ir tyrimai verčia susimąstyti. Prieš kelis metus paskelbtame „Siemens Enterprise Communications“ tyrime teigiama, kad neefektyvi vidinė komunikacija gali sumažinti įmonės produktyvumą net iki 40 proc.

Tarptautinės konsultacijų kompanijos „Watson Wyatt Worldwide“ atliktos apklausos rezultatai parodė, kad efektyviai vidinę komunikaciją vykdančiose įmonėse darbuotojai puspenkto karto labiau palaiko organizacijos veiksmus nei to nedarančiose. Be to, vidinė komunikacija leidžia maždaug penktadaliu sumažinti darbuotojų kaitą.

Nelengva užduotis
 

Tačiau graži teorija dažnai neatitinka praktikos. O ir tinkamai paskirstyti informacijos srautus tarp darbuotojų nėra pati lengviausia užduotis. Komunikacija tarp įmonės darbuotojų nėra vienodo lygio. Viena vertus, darbuotojai turi efektyviai keistis žiniomis, kurios reikalingos tinkamai įgyvendinti tam tikras užduotis. Kita vertus, egzistuoja ir vadinamasis „neformalus“ bendravimas – pavyzdžiui, įmonės vakarėlių ar renginių metu ar per kavos pertraukėles, kuomet pasikeičiama naujienomis, išgirstais gandais ir pan.
 

Tad suvaldyti šiuos komunikacijos procesus įmonės viduje – nelengvas iššūkis. Jis dar pasunkėja, jeigu kompanija yra didelė ir turi daugiau nei vieną padalinį skirtinguose miestuose. „Keičiantis gyvenimo ir darbo ritmui, natūraliai kinta ir bendravimas tarp įmonės kolektyvo narių. Jeigu anksčiau visus informuoti užtekdavo paprastos skelbimų lentos, tai dabar daugelis priemonių keliasi į elektroninę erdvę“, – teigia „Blue Bridge Code“ direktorius Vykintas Arlauskas.
 

Tačiau daugeliui jau įprasti bendravimo „pagalbininkai“ – elektroninis paštas ar intranetas - turi savo minusų. „Įmonės viduje bendraujant vien elektroniniais laiškais, informacija kaupiama pas kurį nors vieną darbuotoją, o ne centralizuotai. Be to, jeigu tariamasi kokiu nors klausimu ir temą komentuoja daug kolegų, tai laiškų antplūdis pradeda varginti ir primena elektroninio pašto šiukšles. Dažnas kompanijų intraneto svetainės trūkumas, jog informaciją jame galima talpinti, bet negalima jos komentuoti ir į ją reaguoti“, – sako V. Arlauskas.

Jungiasi į tinklus
 

Todėl elektroninei komunikacijai organizacijos viduje pastaraisiais metais pradėti taikyti įmonės socialinio tinklo sprendimai. Skamba kaip „Facebook“, „LinkedIn“ ar „Twitter“? Iš tiesų, veikimo principas ir daugelis funkcijų yra labai panašūs, – teigia „Blue Bridge Code“ atstovas.
 

Jeigu įprasto socialinio tinklo pagrindinė paskirtis yra burtis į draugų grupes ir bendrauti, tai įmonės socialiniame tinkle svarbiausiu aspektu tampa bendradarbiavimas. Įmonės socialinis tinklas - tai interaktyvių elektroninių priemonių rinkinys, padedantis organizacijos darbuotojams burtis į panašių interesų grupes (skyrių, projektų, klientų, laisvalaikio, kt.), diskutuoti, keistis žiniomis bei patirtimi. Darbuotojas ne tik skaito savo kolegų patalpintą informaciją, tačiau ir aktyviai dalyvauja pats šią informaciją pateikdamas, kurdamas, komentuodamas ir užduodamas klausimus.
 
Tokie sprendimai nuo kitų elektroninių bendravimo priemonių skiriasi tuo, kad į bendravimo procesą padeda įtraukti visų rangų darbuotojus. „Juk jeigu informacija iš vadovų lygmens neretai kitiems „nuleidžiama“ sėkmingai, tai žemesnes pareigas užimančių komandos narių sumanymai ar idėjos dažnai gali būti ir neišgirstos“, – teigia „Blue Bridge Code“ direktorius.

Taip pat, pasak V. Arlausko, įmonės socialinis tinklas leidžia kaupti bendrą kompanijos žinių bazę, visus su projektais susijusius duomenis ir dokumentus. Naudodamiesi juo, darbuotojai gali bendrai kurti, išsaugoti informaciją, pasinaudoti ja pakartotinai, kuriant kitą susijusį turinį.
 

Dar viena išskirtinė įmonės socialinio tinklo sprendimų savybė, jog kiekvienas darbuotojas, kaip ir mums jau žinomuose viešuosiuose socialiniuose tinkluose, yra identifikuojamas konkrečiu profiliu su aprašymu ir nuotrauka. Todėl kiekvienas įrašas yra personalizuotas, t.y. galima matyti, kas ir kada jį paliko. Taip pat galima lyginti kelis įrašus tarpusavyje ir matyti, kokie pakeitimai buvo atlikti.

Galima planuoti ir bendrus pietus
 

Minėti sprendimai padeda taupyti laiką – sparčiau bendrauti ir surasti informaciją, greičiau įtraukti naujus darbuotojus, susisiekti su kolegomis, dirbančiais kituose skyriuose, miestuose ar padaliniuose.

Be to, nors pagrindinė įmonės socialinio tinklo užduotis padėti bendradarbiauti profesiniais klausimais, tačiau jame gali vykti ir „neformalus“ bendravimas:  įmonės švenčių, renginių, mokymų planavimas, pietų su kolegomis ar bendros veiklos po darbo organizavimas, diskusijos apie pomėgius, laisvalaikį ir t.t.

Viešųjų ir įmonių socialinių tinklų integracija
 

Viena iš pagrindinių tendencijų panaudojant ir tobulinant įmonių socialinius tinklus yra susijusi su daugialype verslo aplinka. Viešieji socialiniai tinklai išliks naujų bendradarbiavimo funkcijų pionieriai, tačiau šie „minios šaltiniai“ versle daugiau bus naudojami tik kaip kontaktų ir galimybių gaudyklė.

Tuo tarpu naujų produktų, žinių kūrimas bei tokių projektų valdymas su jų užsakovais bei išoriniais partneriais persikels į integruotas elektronines erdves. „Įmonių-klientų, įmonių-partnerių socialiniai tinklai užtikrins efektyvias bendradarbiavimo priemones, saugumą bei konfidencialumą“, – ateities įmonių socialinių tinklų viziją pateikia V. Arlauskas.